仕事スキル

報連相を徹底できていますか?目的と方法を理解してスキルを磨こう

こんにちは。お仕事サポーターのきゃりみです。

仕事場で必要なビジネススキルのうち、最も基本的なことと言える報告・連絡・相談ですが「自分は完璧だ!」と自信を持って言える人は意外に少ないかもしれません。

転職花子
転職花子
何かあったら上司や先輩に伝えることだよね?
きゃりみ
きゃりみ
もちろんその通りだけど、ただ伝えるだけだと正しく情報が伝わっていないことも多いのよ!

実際、過去の相談者の中に"ほうれんそう"ができていないから、という理由で信頼を失い、試用期間が終わると同時に会社を辞めることになった人がいました。

簡単なこと、普通のこと、と疎かにせず、正しい方法と目的を理解して仕事で活かしていきたいものですね。

そこで今回は"報告・連絡・相談"を具体的に説明します!

この記事はこんな人におすすめ
  • 社会人1年生
  • 部下と上司の中間的役割である
  • 新たな立場となって仕事内容の理解が少ない

報・連・相の3つのレベル

  1. 事実関係の情報伝達
  2. 情報の意味と目的を共有
  3. 情報の考えや価値観を共有

仕事上の報告・連絡・相談には、レベル=深さがあるとされています。大きく分けると上記の3つ。1つ1つもう少し掘り下げてみましょう。

① 事実関係の情報伝達

業務終了後直ちに指示した相手に伝える、進捗状況や結果をわかりやすく報告するなど、実際に起きた事象を正確に伝えることができている状態。

② 情報の意味と目的を共有

相手に情報を"知らせる"のではななく"共有化する"という目的だと理解し、積極的に情報を伝えることができている状態。

③ 情報の考えや価値観を共有

相手に合わせた報告や、情報共有による人間関係構築相手に共感し寄り添った関わりができている状態。

なんとな~く分かって頂けるでしょうか?
レベルが低い状態は、報連相を"義務"のように受け止めているのに対し、レベルが深くなると目的意識を持ち協力関係を形成していく・・・といったイメージを持つと良いかもしれませんね。

「〇〇の仕事をしなくて良いそうです」といった報告を受けても、その背景を知っているのと知らないのでは対処の仕方が違ったのに・・・という経験はありませんか?

相手に情報を伝えることによって「どのような効果があるのか」を理解しながらの報連相と、単に義務的に行うのではその効果が違ってくるのは当然ですよね。

きゃりみ
きゃりみ
具体的な報連相の方法について心得や注意点について解説していくね。

"報告"のポイント

① 相手の都合を確認する

先輩や同僚への相談も同様にまずは相手の都合を確認する。急ぎの報告ではない場合は相手の状況を見て報告を後にするか、メモに書いて伝えるなどの工夫をする。

② 指示した上司に直接報告する

指示をした上司に直接報告するのが義務。他の人に依頼しての伝達は報告とは言えない。

③ 重要な報告はすぐに行なう

報告が遅れると仕事に支障をきたすことがある。上司や関係者にすぐに伝える必要のある内容の場合はいち早く報告する。

④ ミスやトラブルはすぐに報告

ミスを犯した時、トラブルになりそうな時、あるいはやトラブルに遭遇した時は、すぐに上司や先輩、同僚などに状況を報告し情報を共有する。

⑤ 結論を先に伝える

前置きはできるだけ短くして先に結論から述べる。途中の経過説明や原因・分析は求められたら詳しく話す。できなかった言い訳や苦労した話は後回し。

⑥ こまめに報告する

予定より時間がかかりそうな時や、反対に早く終わりそうな時などは事前に報告する。

⑦ 口頭か文書での報告かを選ぶ

急いでいる場合やごく簡単な内容の報告の場合は顔を合わせて口頭で伝える。相手が出張中なら電話で報告する。報告する内容が複雑な場合は資料を添えるなどの工夫を。

⑧ メモを持参する

報告した内容を元に、新たな指示が与えられたり今後の計画を伝えたりすることがある。重要な事柄は必ずメモを取れるようにしておく。

"連絡"のポイント

① 曖昧な言葉は使わない

「○○は来週中に行われるようです」といった曖昧な連絡は避け、決定なのか未定なのかを確認した上でできるだけ正確に伝える。伝える本人が内容を理解していないまま連絡を伝えるのはNG。個人の憶測などが入ると事実がねじ曲がる可能性があるので事実を正確に伝える。

② 内容に関係なく迅速に連絡する

連絡はできるだけ早く責任感を持って関係者全員に伝える。第三者に伝言を依頼した場合、内容が正しく伝わらなかったり遅れて伝わったりするため、なるべく直接伝えるようにする。

③ 連絡すべき順番を考える

仕事の全体を見渡している上司にとっては、その連絡がとても重要な情報となる場合がある。内容によって連絡を伝える順番を意識する。

④ 関係者全員に伝える

誰かに伝え忘れたことで仕事に支障をきたしたり、社内の人間関係が悪くなることも考えられる。リスト等で誰に連絡したかしていないかをチェックし関係者全員に連絡したことを確認する。

"相談"のポイント

① 疑問を持ったら質問や相談を

疑問や心配事を抱えたままで仕事を進めると質も効率も低下してしまう。勝手な判断で進めるのもNG。その都度上司や先輩に相談したり質問するようにする。

② 最初に相談するのは直属の上司

仕事の進め方など具体的な相談は、その仕事を指示・命令した直属の上司しか即答できないことが多くあるため最初に相談する。

③ 提案や計画変更は準備を整えてから

仕事効率化の良い方法や新たなアイディアを思い付いた場合にも相談する。根拠となるデータや裏付けを用意し説得力のある提案内容が説明できるように準備を整えておく。

転職花子
転職花子
重要な内容は直接正確に伝えるってことだよね。でも何が重要か分からないなー
きゃりみ
きゃりみ
迷った時こそ相談よ!この報告を上司にすぐにするべきなのか、業務内容をある程度理解している先輩に意見を求めるのも1つね。

最後に

今回は、報告・連絡・相談についてお伝えしましたがいかがでしたか?

主に部下から上司への報連相に焦点を当てて説明しましたが、報連相は上司から部下にも必要なことですよね。

報連相の目的は、職員全員が力を合わせ、目標達成していくためのものです。

心を持って相手と情報を共有し、円滑な人間関係を目指すことが大切ですね。