報連相を徹底できていますか？目的と方法を理解してスキルを磨こう

• 社会人１年生
• 部下と上司の中間的役割である
• 新たな立場となって仕事内容の理解が少ない

業務終了後直ちに指示した相手に伝える、進捗状況や結果をわかりやすく報告するなど、実際に起きた事象を正確に伝えることができている状態。

相手に情報を”知らせる”のではななく“共有化する”という目的だと理解し、積極的に情報を伝えることができている状態。

相手に合わせた報告や、情報共有による人間関係構築、相手に共感し寄り添った関わりができている状態。

先輩や同僚への相談も同様にまずは相手の都合を確認する。急ぎの報告ではない場合は相手の状況を見て報告を後にするか、メモに書いて伝えるなどの工夫をする。

指示をした上司に直接報告するのが義務。他の人に依頼しての伝達は報告とは言えない。

報告が遅れると仕事に支障をきたすことがある。上司や関係者にすぐに伝える必要のある内容の場合はいち早く報告する。

ミスを犯した時、トラブルになりそうな時、あるいはやトラブルに遭遇した時は、すぐに上司や先輩、同僚などに状況を報告し情報を共有する。

前置きはできるだけ短くして先に結論から述べる。途中の経過説明や原因・分析は求められたら詳しく話す。できなかった言い訳や苦労した話は後回し。

予定より時間がかかりそうな時や、反対に早く終わりそうな時などは事前に報告する。

急いでいる場合やごく簡単な内容の報告の場合は顔を合わせて口頭で伝える。相手が出張中なら電話で報告する。報告する内容が複雑な場合は資料を添えるなどの工夫を。

報告した内容を元に、新たな指示が与えられたり今後の計画を伝えたりすることがある。重要な事柄は必ずメモを取れるようにしておく。

「○○は来週中に行われるようです」といった曖昧な連絡は避け、決定なのか未定なのかを確認した上でできるだけ正確に伝える。伝える本人が内容を理解していないまま連絡を伝えるのはNG。個人の憶測などが入ると事実がねじ曲がる可能性があるので事実を正確に伝える。

連絡はできるだけ早く責任感を持って関係者全員に伝える。第三者に伝言を依頼した場合、内容が正しく伝わらなかったり遅れて伝わったりするため、なるべく直接伝えるようにする。

仕事の全体を見渡している上司にとっては、その連絡がとても重要な情報となる場合がある。内容によって連絡を伝える順番を意識する。

誰かに伝え忘れたことで仕事に支障をきたしたり、社内の人間関係が悪くなることも考えられる。リスト等で誰に連絡したかしていないかをチェックし関係者全員に連絡したことを確認する。

疑問や心配事を抱えたままで仕事を進めると質も効率も低下してしまう。勝手な判断で進めるのもＮＧ。その都度上司や先輩に相談したり質問するようにする。

仕事の進め方など具体的な相談は、その仕事を指示・命令した直属の上司しか即答できないことが多くあるため最初に相談する。

仕事効率化の良い方法や新たなアイディアを思い付いた場合にも相談する。根拠となるデータや裏付けを用意し説得力のある提案内容が説明できるように準備を整えておく。